Jakým způsobem o výběru zhotovitele jednat? A proč?
Typickým rysem projektů PDB je skutečnost, že k naplnění stanovených požadavků mohou být navrhovaná různá technická řešení, a v řadě případů i architektonická řešení.
S ohledem na tato odlišná technická řešení či architektonická řešení nelze předem plně specifikovat požadavky zadavatele na provedení projektu PDB.
Je proto vhodné, aby výběr zhotovitele probíhal takovým způsobem, který umožní v rámci jednání ověření nabízených technických řešení a odladění případných nesrovnalostí a detailů. Zároveň je třeba stanovit, že vybrané minimální technické podmínky jsou v průběhu zadávacího řízení neměnné. V případě, že zadání zahrnuje rovněž architektonické řešení, je nezbytné postupovat tak, aby byla věnována i této oblasti maximální pozornost. Pro projekty PDB je vhodné využít buď:
- jednací řízení s uveřejněním; nebo
- řízení se soutěžním dialogem.
V řízení se soutěžním dialogem se minimální technické požadavky nestanoví, fakticky ale budou limity pro navržená řešení vyplývat z vymezení potřeb zadavatele.
Jednací řízení s uveřejněním
Jednací řízení s uveřejněním (dále jen „JŘSU“), jehož základní rysy jsou zakotveny v ustanovení § 60 až 62 ZZVZ, je jedním ze specifických druhů zadávacího řízení, které na rozdíl od standardních druhů řízení umožňuje zadavateli, aby s účastníky zadávacího řízení jednal o jejich předběžných nabídkách za účelem jejich zlepšení dle požadavků a ve prospěch zadavatele.
JŘSU lze v nadlimitním režimu použít pouze za splnění zákonných podmínek (viz § 60 ZZVZ). V případě podlimitního režimu (odpovídajícího podlimitním veřejným zakázkám) může být použito JŘSU i bez splnění podmínek podle § 60, tj. fakticky bez jakéhokoli omezení.
Nadlimitní režim dle zákona o zadávání veřejných zakázek je z pohledu zadávání veřejných zakázek nejpřísnější režim upravený v zákoně o zadávání veřejných zakázek, ve kterém jsou zadávány zejména nadlimitní veřejné zakázky. Nadlimitní režim upravuje zadávání veřejných zakázek v základních zadávacích řízeních, kterými jsou otevřené řízení, užší řízení, jednací řízení s uveřejněním, jednací řízení bez uveřejnění, řízení se soutěžním dialogem a řízení o inovačním partnerství. Podlimitní režim upravuje podmínky pro zadání podlimitních veřejných zakázek, které lze zadat ve zjednodušeném podlimitním režimu nebo v některém ze zadávacích řízení upravených pro nadlimitní režim (s drobně omezenějšími možnostmi využití jednacího řízení bez uveřejnění a naopak širšími možnostmi využití jednacího řízení s uveřejněním bez omezení zákonnými důvody pro použití).
Vybrané podmínky pro použití JŘSU (v nadlimitním režimu):
Dle ustanovení § 60 odst. 1 písm. b) zákona o zadávání veřejných zakázek může zadavatel JŘSU využít v případě, pokud: „součástí plnění veřejné zakázky je návrh řešení nebo inovativní řešení. JŘSU podle ustanovení § 60 odst. 1 písm. c) ZZVZ může zadavatel využít v případě, pokud: „veřejná zakázka nemůže být zadána bez předchozího jednání z důvodu zvláštních okolností vyplývajících z povahy, složitosti nebo právních a finančních podmínek spojených s předmětem veřejné zakázky.“
Uvedené důvody pro využití JŘSU budou obvykle nejčastějšími důvody pro použití JŘSU u projektů DB.
JŘSU se skládá z následujících fází.
A) Oznámení JŘSU
Tuto první fázi zahajuje zadavatel oznámením svého úmyslu zadat veřejnou zakázku v rámci JŘSU ve Věstníku veřejných zakázek a případně Úředním věstníku EU. Oznámení směřuje vůči neomezenému počtu dodavatelů a je výzvou k podání jejich žádostí o účast a prokázání splnění kvalifikace. Tzv. subcentrální zadavatelé, tj. zadavatelé dle § 4 odst. 1 písm. c) až e) ZZVZ (státní příspěvková organizace, územní samosprávný celek nebo příspěvková organizace a jiná právnická osoba dle § 4 odst. 1 písm. e) ZZVZ) mohou nově JŘSU zahájit také odesláním předběžného oznámení k uveřejnění, pokud jím zadavatel vyzývá k projevení předběžného zájmu dodavatelů.
Dodavatelé mohou předběžný zájem vyjádřit jakoukoli formou, přičemž zadavatel následně tyto dodavatele (tj. všechny, kteří předběžný zájem ve stanovené lhůtě vyjádří) vyzve k podání žádostí o účast. Výzva k podání žádosti o účast však musí být odeslána nejdříve 35 dní a nejpozději 12 měsíců po odeslání předběžného oznámení k uveřejnění.
Údaje nebo doklady pro prokázání splnění kvalifikace je potřeba zadavateli doručit ve lhůtě stanovené v oznámení.
B) Posouzení kvalifikace
V této fázi zadavatel posuzuje splnění kvalifikace dodavatelů, kteří podali žádost o účast.
Účastník musí prokázat základní způsobilost, profesní způsobilost (obdoba dřívějších profesních kvalifikačních předpokladů, povinný je jen výpis z obchodního rejstříku), ekonomickou kvalifikaci (pouze požadavek na minimální roční obrat) a technickou kvalifikaci.
Liší se rovněž rozsah jednotlivých způsobilostí a kvalifikací, které zadavatel může dle zákona zadávání veřejných zakázek požadovat, a to zejména rozsah základní způsobilosti (zúžení zákonného okruhu požadavků na základní způsobilost) a technické kvalifikace (širší výčet možných kvalifikací).
Je také připuštěna možnost vyloučení účastníka zadávacího řízení z důvodů nezpůsobilosti (§ 48 odst. 5), pokud tuto skutečnost zadavatel prokáže (zejm. z důvodu negativních zkušeností s příslušným dodavatelem).
Zadavatel může současně snížit počet účastníků zadávacího řízení (§ 111 ZZVZ), kteří budou vyzváni k podání předběžných nabídek, pokud si tak vyhradil v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v předběžném oznámení, kterým zahájil zadávací řízení. Pokud však zadavatel neočekává vysoký počet nabídek, není takový postup vhodný ani výhodný. Minimální počet účastníků zadávacího řízení činí alespoň 3. Kritéria pro snížení stanoví zadavatel ve formě kritérií technické kvalifikace.
Účastníci zadávacího řízení, kteří nesplnili kvalifikaci v požadovaném rozsahu nebo nebyli vybráni při snížení počtu účastníků zadávacího řízení, jsou z účasti v zadávacím řízení vyloučeni. Nevyloučení účastníci JŘSU jsou následně vyzváni k podání předběžných nabídek.
C) Podání předběžných nabídek
Účastníci zadávacího řízení, kteří prokázali splnění kvalifikace a nebyli případně vyloučeni v souvislosti se snižováním počtu účastníků, jsou v této fázi zadavatelem písemně vyzváni k podání předběžných nabídek. K vyzvání účastníků zadávacího řízení dochází ve stejné době a za stejných podmínek.
Vyzvaní účastníci zadávacího řízení nemohou podat společnou předběžnou nabídku. Uvedené však nebrání jiným zákonem dovoleným formám spolupráce mezi účastníky zadávacího řízení, např. využití poddodavatele.
D) Jednání o předběžných nabídkách
Zadavatel jedná s účastníky zadávacího řízení o předběžných nabídkách s cílem zlepšit předběžné nabídky ve prospěch zadavatele. Zadavatel si však může v zadávací
dokumentaci vyhradit, že nemusí o předběžných nabídkách jednat a může zadat veřejnou zakázku na základě předběžné nabídky. V takovém případě zadavatel musí již při otevírání předběžných nabídek postupovat shodným způsobem jako při otevírání finálních nabídek, včetně možné účasti účastníků zadávacího řízení, povinné základní kontroly nabídek při otevírání obálek, sdělení identifikačních údajů účastníkům zadávacího řízení a údajů z nabídek odpovídajících číselně vyjádřitelným kritériím hodnocení a vyhotovení písemného protokolu o otevírání obálek s nabídkami.
V rámci jednání o předběžných nabídkách, je-li konáno, může být snižován počet předběžných nabídek (§ 112 ZZVZ), o nichž se bude jednat, pokud si tak zadavatel vyhradil v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v předběžném oznámení, kterým zadavatel zahájil zadávací řízení. Jako kritéria pro snížení počtu předběžných nabídek nebo řešení zadavatel stanoví kritéria kvality stanovená pro zadávací řízení. Po snížení musí minimální počet nabídek nebo řešení činit alespoň 3 předběžné nabídky, pokud je k dispozici dostatek předběžných nabídek nebo řešení.
Předmět jednání o předběžných nabídkách
Zadavatel je oprávněn jednat s účastníky o jakýchkoliv podmínkách obsažených v jejich předběžných nabídkách, není tedy ani vyloučeno, aby předmětem jednání byly podmínky, které nejsou předmětem hodnotících kritérií.
Zadavatel může nově také v průběhu jednání změnit nebo doplnit zadávací podmínky, zejména technické podmínky, vyjma minimálních technických podmínek. O takové změně nebo doplnění musí zadavatel písemně informovat účastníky zadávacího řízení a poskytnout jim přiměřenou dobu pro úpravu předběžných nabídek. Ta by měla být stanovena především s ohledem na charakter a rozsah provedené změny či doplnění zadávacích podmínek. Zadavatel není oprávněn měnit pravidla pro hodnocení nabídek.
Předběžnou nabídku může účastník zadávacího řízení po dobu jednání se zadavatelem upravovat – v průběhu jednání tak mohou být předkládány upravené verze předběžné nabídky.
Zadavatel v průběhu jednání poskytuje informace účastníkům zadávacího řízení nediskriminačním způsobem. Důvěrné informace je zadavatel oprávněn sdělit ostatním účastníkům zadávacího řízení pouze na základě písemného souhlasu účastníka zadávacího řízení uděleného ve vztahu ke konkrétní informaci.
Způsob jednání o předběžných nabídkách:
Pro postup v JŘSU a jednání o předběžných nabídkách platí, obdobně jako pro každý jiný postup v zadávacím řízení dle zákona, povinnost dodržet základní zásady zadávání veřejných zakázek, tj. dodržování zásady transparentnosti a přiměřenosti a ve vztahu k dodavatelům zásady rovného zacházení a zákazu diskriminace.
Samotné jednání o předběžných nabídkách může proběhnout jako jeden celek, či se může členit do několika kol, v rámci kterých dále může docházet k postupnému omezování počtu účastníků zadávacího řízení.
Zadavatel může jednat se všemi účastníky zadávacího řízení současně či odděleně.
Z jednání se vyhotovuje oboustranně podepsaný protokol, přičemž skutečnosti v něm dohodnuté jsou závazné pro podání upravených předběžných nabídek a konečných nabídek.
Okamžik ukončení jednání nebo způsob jeho určení je zadavatel povinen oznámit účastníkům zadávacího řízení.
E) Podání nabídek a postup zadavatele po podání nabídek
Zadavatel následně povinně vyzve všechny účastníky zadávacího řízení (pravomocně nevyloučené ze zadávacího řízení) k podání konečných nabídek, přičemž je povinen jim k podání nabídek stanovit přiměřenou lhůtu.
Další postup zadavatele po podání nabídek se řídí zákonem o zadávání veřejných zakázek a je obdobný jako v ostatních zadávacích řízeních. Po otevírání obálek s nabídkami nastává fáze hodnocení nabídek, výběr dodavatele a podpis smlouvy.
F) Minimální technické podmínky vs. požadované garantované parametry
JŘSU umožnuje stanovit minimální technické podmínky, o kterých není možné v rámci JŘSU jednat. V praxi bude vhodné stanovit takové technické podmínky, na jejichž splnění je vázáno poskytnutí/odebrání dotací, pokud je projekt PDB s pomocí dotací spolufinancován.
Řízení se soutěžním dialogem (ŘSSD)
ŘSSD obdobně jako JŘSU umožňuje jednání s účastníky zadávacího řízení se shodnými podmínkami použití a částečně obdobným průběhem jako při JŘSU. Rozdíl spočívá v tom, že po kvalifikační fázi probíhá vlastní soutěžní dialog - jednání mezi zadavatelem a účastníky s cílem nalezení jednoho nebo více řešení vhodných pro naplnění potřeb zadavatele. Po ukončení jednání vyzve zadavatel ty účastníky, jejichž řešení byla vybrána, k podání konečných nabídek, které jsou pak porovnány (hodnoceny) dle předem stanovených hodnotících kritérií. Oproti JŘSU tedy každý účastník podává nabídku na své vlastní řešení.
Směrnice 2014/24/EU, resp. zákon o zadávání veřejných zakázek nevylučuje ani takový přístup, kdy by zadavatel na základě soutěžního dialogu vytvořil společnou specifikaci či umožnil (jako varianty) podávání nabídek na řešení ostatních účastníků. Tento postup však v praxi naráží na velké problémy ohledně zpřístupnění návrhu ostatním účastníkům, jelikož návrhy obsahují know-how, na jehož zveřejnění přirozeně účastníci zájem nemají. V praxi se proto příliš neosvědčil.
Na rozdíl od JŘSU také jednání může v omezeném rozsahu probíhat i po podání nabídek ve vztahu k již vybranému dodavateli.
Použití JŘSU pro jednotlivé varianty PDB
Vzhledem k tomu, že dosavadní praxe ukazuje, že nejčastěji používaným druhem zadávacího řízení pro projekty PDB je JŘSU, tato metodika se zabývá detailněji využitím tohoto druhu zadávacího řízení pro jednotlivé Varianty PDB. Vzorové teze zadávací dokumentace pro projekty PDB dle JŘSU tvoří přílohu č. 8 této metodiky.
S ohledem na větší komplexnost projektů PDB u novostaveb je v jednotlivých schématech uvedených níže nastíněn možný postup v rámci JŘSU pro:
- Variantu A a Variantu B (architektonický návrh je již zpracován před zahájením JŘSU); a
- Variantu C (architektonický návrh je součástí nabídek potenciálních zhotovitelů v rámci JŘSU).
Schéma průběhu JŘSU pro Variantu A a Variantu B (NOVOSTAVBA)
| Fáze ZŘ | Obsah fáze ZŘ | Poznámky |
|---|---|---|
|
kvalifikační fáze |
|
Variantou je provést snížení počtu účastníků dle § 111 ZZVZ pomocí technické kvalifikace (a pak již neomezovat účastníky dle § 112). |
|
||
|
||
| fáze podání předběžných nabídek (PN) |
|
Zadavatel může limitovat přípustnou výši nabídkové ceny (výše limitace může být předmětem jednání o PN). Jsou možné různé varianty postupu – např. vést jednání v několika kolech, vždy s následnou úpravou předběžných nabídek a vyřazením nejhůře hodnocené předběžné nabídky. |
|
||
|
||
| fáze podání konečných nabídek |
|
|
|
||
|
ukončení ZŘ |
|
Schéma průběhu JŘSU pro Variantu C (NOVOSTAVBA)
| Fáze ZŘ | Obsah fáze ZŘ | Poznámky |
|---|---|---|
|
kvalifikační fáze |
|
Variantou je provést snížení počtu účastníků dle § 111 ZZVZ pomocí technické kvalifikace (a pak již neomezovat účastníky dle § 112). |
|
||
|
||
| fáze podání předběžných nabídek (PN) |
|
Zadavatel může limitovat přípustnou výši nabídkové ceny (výše limitace může být předmětem jednání o PN). Jsou možné různé varianty postupu – např. vést jednání v několika kolech, vždy s následnou úpravou předběžných nabídek a vyřazením nejhůře hodnocené předběžné nabídky. |
|
||
|
||
|
||
|
||
| fáze podání konečných nabídek |
|
|
|
||
|
||
|
ukončení ZŘ |
|